Visuelle Analysen für IT-Projekte (Phase Initialisierung)

Der folgende Ablauf ist eine Möglichkeit, wie man mit visuellen Analysen die Phase Initialisierung beschleunigen und einfach strukturieren kann.

Jede Visuelle analyse liefert ein konkretes Ergebnis und ist gleichzeitig eine Möglichkeit, gemeinsam zu definieren, was man im Projekt gemeinsam erarbeiten möchte.

Stakeholder-Analyse 1

In der ersten Stakeholder-Analyse werden die Projektbeteiligten und Betroffenen eruiert. Er findet zwischen dem Projektauftraggeber, dem Projektleitenden und dem Projektcoach statt.

  • Inhalt: Erste Projektdefinition (Ziele), Betroffene, Beteiligte, deren Aufgaben, Schwierigkeiten und Wünsche.
  • Ziel: Wissen, wer dazu gehört, wen man einladen soll. Basis für Stakeholder 2
  • Dauer: ca. 1 Stunde (maximal)
  • Methode: Systemdarstellung mit Karten (Cards von der projektpraxis) und / oder Figuren, Post-Its
  • Teilnehmende: Projektauftraggeber, Projektleitender, Projektcoach (u.a. nach Bedarf)
  • Ergebnis: Stakeholderliste V0.1

Kick-Off

Der erste Workshop dient dem Kennenlernen und „Zusammenfinden“. Hier werden erste Ergebnisse erarbeitet, aber auch die erste Schritte in der Teambildung finden statt.

  • Inhalt: Begrüssung, Onboarding, Teambildung, Rollenklärung, Zielvereinbarung, Motivation
  • Ziel: Start vom Projekt, alle wissen, was zu tun ist, Teambildung, Zielklärung
  • Dauer: ca. ½ PT – 1PT bei Grossprojekten, wenn möglich inkl. Lunch oder Apéro
  • Methode:
    • Flipcharts für Projekterfahrungen, Projektziele, Rollen & Aufgaben (Verfügbarkeit), Anforderungen
    • Bilderwahl oder Flipchart für Projektmotto
    • Systemdarstellung mit Karten und/oder Figuren/Post-Its für Ist-Situation und Projektscope
  • Teilnehmende: Projektauftraggeber, Projektleitender, Projektcoach und die in der Stakeholder-Analyse 1 eruierten Projektbeteiligten
  • Ergebnis: Studie V01. (Ziele, Anforderungen, Ist-Situation), Projektmanagement-Plan V01. (Projektteam, Verfügbarkeiten, Rollen)

Stakeholder Analyse 2

Stakeholder-Analysen werden normalerweise in Projekten stark vernachlässigt, das scheint mir ein Hauptrisiko in vielen Projekten! Denken Sie an die Geschichte von Dornröschen: es war die 13. Hexe, die nicht eingeladen wurde, die auf Rache sann! Genau so werden ganze IT-Projekte für 100 Jahre in den Schlaf versetzt oder sogar total geblockt: irgend jemand hat keinen goldenen Teller bekommen. Darum ist es enorm (mit !!!!!) wichtig, zu wissen, wer alles wie vom Projekt betroffen und beteiligt ist. Mit der im Kick-Off gewonnenen Klarheit und den jetzt bekannten Projektbeteiligten als „Crowd-Brain“ kann die erste Stakeholder Analyse verbessert und verfeinert werden. Die Ergebnisse werden konkret genutzt für alle weiteren Analysen und für den Kommunikationsplan.

  • Inhalt: Wer ist vom Projekt betroffen und wer ist beteiligt? Was wünsche sie? Welche Schwierigkeiten haben sie?
  • Ziel: Alle Beteiligten und Betroffenen vom Projekt kennen, deren Aufgaben, Wünsche und aktuellen Schwierigkeiten (sofern sie das Projekt betreffen) kennen.
  • Dauer: 1-3 Std. (je nach Anzahl Stakeholders und gewünschter Tiefe der Analyse)
  • Methode: Systemdarstellung mit Karten (Cards von projektpraxis) und/oder Figuren/Post-Its
  • Teilnehmende: Projekt, wenn möglich inkl. Projektauftraggeber
  • Ergebnis: Stakeholderliste V0.2, Studie V0.2 (Wünsche, SWOT, Ziele), Projektmanagement-Plan V0.2 (Kommunikationsplan)

Ist-Zustand

Falls man am Kick-Off bereits eine erste Ist-Analyse gemacht hat, kann diese verwendet werden oder sie kann hier noch verfeinert werden.

  • Inhalt: Analyse der aktuellen Situation mit den aktuellen Schwierigkeiten und dem Potential
  • Projektcoach ist Moderator, Projektleitung und Projektteam können sich einbringen
    • Genaue Situationsklärung: so ist es heute, visuell, z.B. mit Systemdarstellung mit Figuren, Post-Its oder Bildern
    • Es soll für alle ein Überblick über die aktuelle Situation entstehen
    • Der Projektscope (um was kümmert sich das Projekt und um was nicht) wird definiert 
  • Fokus vom Projektcoach: (Versteckte) Konflikte
    • Systemische Themen (Organisations-Probleme)
    • Führungsthemen in der Stammorganisation
    • Funktionen, Rollen, Prozesse 

Happy-End (Soll-Zustand)

  • Inhalt: wie muss es am Ende aussehen, damit alle Happy sind? Welche Ergebnisse müssen erarbeitet werden?
  • Projektcoach ist Moderator, Projektleitung und Projektteam können sich einbringen
    • Genaue: so soll es am Schluss vom Projekt aussehen
    • Visuell, z.B. mit Systemdarstellung mit Figuren, Post-Its oder Bildern
    • Welche Systeme braucht es? Welche Produkte werden produziert? Welche Dokumente braucht wer?
  • Fokus vom Projektcoach:
    • Sind Menschen, Kompetenzen, Rollen, Prozesse, Beziehungen berücksichtigt?
    • Wie gross ist der „Change“ für die Stammorganisation? 
    • Ist es für alle klar und verständlich?

Systemkontext und Systemdesign

  • Inhalt: welche Systeme sind betroffen, wie sind die Schnittstellen, welche Applikationen werden gebaut?
  • Projektcoach ist Beisitzer, Projektleitung moderiert und Projektteam arbeitet
    • Kreatives Erarbeiten von der Darstellung der Systeme und ihrer Zusammenhänge
    • Möglichst visuell (z.B. Systemdarstellung mit Figuren, PostIts oder Karten) 
    • Wie muss das Ergebnis aussehen, damit es alle Anforderungen erfüllt? 
    • Welche Systeme gehören dazu, was nicht? Welche Schnittstellen braucht es?
  • Fokus vom Projektcoach:
    • Passt das System zu den Wünschen, Problemen? Sind alle Komponenten vorhanden?
    • Wird richtige priorisiert? Ist logisch, was dazu gehört und was nicht?
    • Was passiert mit den Dingen, die nicht zum Projekt gehören, wohin werden sie delegiert? Wer macht sie?
    • Ist es für alle klar und verständlich?

Anforderungs-Analyse und Zieldefinition 

  • Inhalt: Was will man erreichen (z.B. basierend auf Wünschen von Stakeholder-Analyse)
  • Projektcoach ist Moderator, Projektauftraggeber, Projektleitung und Projektteam können sich einbringen
  • Darstellung der Anforderungen und Ziele: Möglichst visuell (z.B. Systemdarstellung mit Figuren, PostIts oder Karten) 
    • Von wem stammen die Anforderungen und wie passen sie zu den Projektzielen
    • Gibt es widersprüchliche Anforderungen und welche sind wirklich „must“ und welche „nice to have“?
  • Fokus vom Projektcoach
    • Ist alles auf dem Tisch (keine Hidden-Agenda)?
    • Gibt es potentielle Konflikte? 
    • Sind Anforderungen und Ziele für alle klar und verständlich?

Variantenwahl und Projektauftrag

  • Inhalt: Vorstellen der Varianten, Wahl der Lösung, Vereinbarung und Projektauftrag
  • Projektcoach ist Moderator, Projektauftraggeber, Projektleitung und Projektteam können sich einbringen
    • Darstellung der Varianten:
    • Varianten werden vorgestellt
    • (Gemeinsame) Überprüfung auf Zielerreichung und Anforderungsabdeckung
    • Gemeinsamer Entscheid für eine Variante und Definieren des Auftrages
  • Fokus vom Projektcoach:
    • Sind alle mit der Variante einverstanden?
    • Sind zwischenmenschliche Aspekte berücksichtigt? Ist der „Change“ umsetzbar? 
    • Ist es für alle klar und verständlich?
  • Apéro! 

Projektstatus

  • Inhalt: Aktueller Status vom Projekt, Schwierigkeiten, Planung
  • Projektcoach ist Beisitzer, Projektleitung moderiert und Projektteam berichtet
    • Darstellung des aktuellen Projektstatus:
    • Möglichst visuell (z.B. Systemdarstellung mit Figuren, PostIts oder Karten) 
    • Was wurde erreicht, wo gibt es Schwierigkeiten? 
    • Welches sind die nächsten Schritte?
  • Fokus vom Projektcoach:
    • Gibt es versteckte Konflikte?
    • Sind alle Projektteilnehmenden noch motiviert?
    • Ist genügend Energie vorhanden für die nächste Phase (Burn-Out-Prevention)
    • Ist es für alle klar und verständlich?

Projekt-Krise (Projekt-Reset)

  • Inhalt: aktuelle Situation, Schwierigkeiten, Lösungsmöglichkeiten, Massnahmen, Umsetzungsplanung
  • Projektcoach ist Moderator, (evt. Projektauftraggeber,) Projektleitung und Projektteam können sich einbringen
    • Die aktuelle Situation wird (möglichst visuell, z.B. mit Systemdarstellung mit Figuren oder Bildern) dargestellt. 
    • Alle Schwierigkeiten werden “auf den Tisch gebracht“
    • Es wird bewusst umgeschaltet auf „kreativer Lösungsfokus“ (Coaching-Methode)
    • Gemeinsam Lösungen zu den aktuellen Themen definieren
    • Massnahmen werden definiert und konkrete Umsetzung geplant. 
  • Apéro! 

Lessons Learned (oder Sprint-Review)

  • Inhalt: Was wurde im Projekt, in der letzten Phase, im letzten Sprint gut gemacht, wo hat man Verbesserungspotential
  • Projektcoach ist Moderator, Projektleitung und Projektteam können sich einbringen
    • Alles, was gut gelaufen ist, wird festgehalten. 
    • Wie kann man dafür sorgen, dass es in Zukunft weiterhin gut läuft?
    • Alle Schwierigkeiten werden “auf den Tisch gebracht“
    • Was kann man tun, damit es in Zukunft besser läuft?
  • Fokus vom Projektcoach:
    • Respektvoller und produktiver Umgang 
    • Gibt es versteckte Konflikte?
    • Kreative Lösungsfindung 
    • Ist es für alle klar und verständlich?
  • Apéro!